Luo HR-toimintojen ulkoistamisesta uusi kilpailukeino

Ennen henkilöstöhallinto oli helpompaa, tarkemmin rajattavissa ja suoraviivaisempaa. Yrityksiin valittiin uusia työntekijöitä pitkälti mutu-tuntumalla eli sellaisia, joiden kanssa kemiat pelasivat ja joiden kokemus ja kiinnostus näyttivät olevan kohdallaan. Työelämän sääntely ja työlainsäädännön koukerot olivat yksinkertaisempia ja helpommin hallittavissa. Työntekijöille annetun koulutuksen tavoite oli lähinnä parantaa heidän substanssiosaamistaan.

Kiristyvän kilpailun, digitalisaation, globalisaation ja teknologiakehityksen myötä HR-toiminnot ovat sisällöllisesti laajentuneet ja hallittavien asioiden kirjo on kasvanut merkittävästi. Nyt työntekijöiden ammattitaitoa, motivaatiota ja kokemusta on entistä vaikeampi arvioida, ja lainsäädännön vaatimukset edellyttävät henkilöstöhallinnon laajaa osaamista. Enää ei pelkkä substanssiasioiden koulutuskaan riitä, vaan työntekijöille järjestettävän koulutuksen tavoitteet liittyvät yhä useammin organisaation muutoskyvyn johtamiseen ja nopeuttamiseen.

HR-toiminnon liiketoiminnalle tarjoama strateginen tuki on hyödyntämättä

Yritykset ovat huomanneet henkilöstöhallinnon vaikeuskertoimen jatkuvan kasvamisen. Sekä osaamis- että aikapula vaivaavat monia eikä useimmat ymmärrä, miten muuttuvassa toimintaympäristössä henkilöstöhallinnon saisi valjastettua nykyistä paremmin yhteisen hyvän rakentamiseen.

Jotakin pitäisi tehdä, mutta yrityspäättäjät suhtautuvat liian usein asiaan kuten ihmiset yleensäkin, kun kyse on oman käyttäytymisen muuttamisesta:  Odotetaan ja katsotaan, niin saattaa olla, että meidän ei tarvitsekaan tehdä mitään. Ehkä voimme vielä hetken toimia niin kuin on aina ennen toimittu.

Suurin syy lienee, että HR-osa-alueiden merkitystä henkilöstölle ja liiketoiminnalle ei ymmärretä riittävän hyvin. Tämä puolestaan johtuu siitä, että aivan liian usein yrityksen henkilöstöhallinnolta vaadittavat tehtävät liittyvät pelkästään operatiiviseen toimintaan, eikä yrityksissä osata hyödyntää HR-funktiota liiketoiminnan kehittämiseen. Myös yritysten
henkilöstöhallinnon usein erittäin rajalliset resurssit estävät yritysjohtoa käyttämästä maksimaalisesti hyödykseen HR:n mahdollisuuksia.

Voisiko HR -toimintojen ulkoistaminen tehostaa liiketoimintaa?

Nyt on aika nostaa pää pensaasta ja ottaa enemmän irti HR-toiminnan tarjoamista mahdollisuuksista. Ja jos oman henkilöstön ammattitaito tai aika ei riitä, ulkoistaminen on varteenotettava vaihtoehto.

Kysy itseltäsi seuraavaa:

  • Olisiko mielestäsi tärkeää, että uusi työntekijä saadaan nopeasti tuottavaan työhön? Mitä tarkoittaa tuottavuuden tai kustannustehokkuuden kannalta, jos sisäisesti hoidetun rekrytointiprosessin jälkeen kestää kuusi kuukautta ennen kuin työntekijä on yritykselle tuottava, mutta ulkoistettuna sama prosessi kestääkin vain kolme kuukautta?
  • Olisiko yrityksen liiketoiminnan kehityksen näkökulmasta tehokkaampaa, jos HR:lle jäisi enemmän aikaa strategiseen suunnitteluun? Jos operatiiviset tehtävät kuten työsuhdeasiat, työterveyshuolto ja palkkahallinto hoituisivat ulkoistetusti ja HR:lle jäisi enemmän aikaa strategiseen suunnitteluun?
  • Onko yritystoiminnassanne tai markkinoilla tapahtunut jotakin, joka on herättänyt tarvetta parempaan muutosjohtamiseen ja strategiseen suunnitteluun? Tehostuisiko yrityksen muutosprosessi, jos ulkoinen kumppani voisi tukea yritystänne tämän tavoitteen saavuttamisessa silloin, kun omat resurssit eivät riitä?
  • Olisiko hyvä, jos yritys käyttäisi HR -resursseja tarpeen mukaan joustavasti eikä sitoutuisi tiettyyn henkilöstömäärään? Olisiko kustannustehokkaampaa ainoastaan maksaa käytetyistä palveluista eikä ylläpitää työntekijäresursseja, jotka ajoittain eivät ole täystyöllistettyjä?
  • Voisiko henkilöstön ja johtamisen kehittäminen, koulutuksen suunnittelu tai uusien teknologien käyttöönotto toimia paremmin yrityksessänne? Nousisiko tuottavuus, jos jonkin osa-alueen osaamiseen haettaisiin lisäkäsiä ja -ymmärrystä?

Kun omaan ydintoimintaan keskittyy, se kehittyy

Jos vastaat myönteisesti joihinkin yllä oleviin kysymyksiin, eikä oman yrityksesi osaaminen tai aika riitä, henkilöstöhallinnon tehtävien miettimistä kannattaa ryhtyä miettimään.

Vaikka kuluttajina olemme täysin valmiita ostamaan esimerkiksi kampaamopalveluja, koska emme ole riittävän hyviä itse leikkaamaan hiuksiamme tai ulkoistamaan kotimme siivouksen, kun oma aikamme ei siihen riitä, yritysten halu ostaa palveluja yrityksen ulkopuolelta on usein hämmästyttävän matalalla tasolla. Rahoituspalvelut ja IT-palvelut ovat luultavasti eniten ulkoistettuja osa-alueita, mutta henkilöstöhallinnon tehtävien ulkoistaminen on melko vähäistä.

Sen lisäksi, että HR:ää ei aina osata ottaa mukaan tukemaan ja kehittämään yrityksen liiketoimintaa, ei myöskään osata määritellä, millä kaikilla osa-alueilla henkilöstöhallintoa voidaan hyödyntää. HR-ammattilaiset istuvat usein vaihtopenkillä ja heidän tekemisiin suhtaudutaan ikään kuin pieneen puuhasteluun, jolla ei ole vaikutusta pelin lopputulokseen.
Sen lisäksi, että operatiiviset tehtävät kuten työsuhteeseen liittyvät asiat, palkanlaskenta, koulutus ja rekrytointi hoidettaisiin nopeasti ja tehokkaasti, pitäisi enemmän hyödyntää HR -osaamista yrityksen strategian luomiseen ja jalkautukseen.

Koska kilpailu ei millään markkinoilla ainakaan vähene, nyt olisi aika ottaa peliin mukaan kaikki pelaajat ja heidän osaamisensa, jolla voidaan varmistaa parempi liiketoimintatulos. Jos yrityksen sisällä ei ole osaamista, sitä kyllä löytyy yrityksen ulkopuolelta, kuten esimerkiksi henkilöstöpalveluyrityksistä. Vuokratyövoiman välittämisen lisäksi yrityksillä on laaja paletti osaamista henkilöstöarviointi- ja rekrytointipalveluista aina henkilöstön kehittämiseen ja koulutukseen.

Suomen talouden tuottavuuden kasvu on yksi akuuteimmista kysymyksistä tällä hetkellä. Talousoppineet ja työmarkkinajärjestöt tarjoavat erilaisia laajamittaisia ratkaisuja, mutta olisiko osittainen ratkaisu koko yhteiskunnan tuottavuuden kasvuun löydettävissä ulkoistamalla enemmän tehtäviä yritystasolla?

Kun yrityksissä fokusoidaan entistä enemmän omaan osaamisalueeseen ulkoistamalla ja ostamalla tukipalvelut ulkopuolelta, tulos luonnostaan paranee. Se mihin keskitytään, se kehittyy.

Näin valitset hyvän HR-kumppanin – 5 vinkkiä

Jos kiinnostuit henkilöstötoimintojen ulkoistamisesta, alla on 5 vinkkiä, jotka kannattaa huomioida, kun valitset HR -kumppania.

  1. Rakenna pitkäjänteinen yhteistyö henkilöstöpalveluyrityksen kanssa. Alussa tarvitaan aikaa yrityksen toimialan ja tarpeiden sisäistämiseen.
  2. Vaadi henkilöstöpalveluyritykseltä asiantuntemusta ja kokemusta HR -ulkoistuksista.
  3. Valitse vastuullinen auktorisoitu henkilöstöpalveluyritys kumppaniksi. HPL:n sivuilta löydät vaihtoehtoja.
  4. Aseta yhteiset selkeät tavoitteet, joihin pyritään yhteistyössä henkilöstöpalveluyrityksen kanssa. Varmista, että tuloksia myös mitataan yhteisesti sovituilla mittareilla.
  5. Edellytä, että henkilöstöpalveluyritys on aidosti kiinnostunut yrityksesi liiketoiminnan, henkilöstön ja sen osaamisen kehittämisestä.

Kirjoittanut Merru Tuliara

Merru Tuliara on Henkilöstöpalveluyritysten Liiton toimitusjohtaja.